Het einde van het jaar nadert, tijd om een het archief in te duiken.
Wat mag opgeruimd worden en wat moet u nog bewaren?
Bewaarplicht
Als ondernemer bent u wettelijk verplicht de boeken, bescheiden en andere financiële gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn zeven jaar te bewaren (art. 52lid 4 AWR).
Hierbij kunt u onder andere denken aan de salarisadministratie, verkoopadministratie, voorraadgegevens, het grootboek en de facturen van zowel de crediteuren als de debiteuren.
Wat kunt u opruimen?
U kunt uw oude gegevens zoals hierboven vermeld, opruimen nadat het bewaringstermijn is verstreken.
Als het boekjaar van uw BV gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat u na 31 december 2020 uw administratie over 2013 en voorgaande jaren kunt opruimen.
Wat kunt u niet opruimen?
Uiteraard is het niet zo dat alle documenten wat voor de bewaarplicht bewaard was op kunt ruimen. Er kunnen namelijk bepaalde documenten tussen zitten die u verwacht in de toekomst nodig te hebben. Deze kunt u na de bewaarplicht blijven bewaren. Hierbij kunt u onder andere aan de volgende documenten denken; contracten, pensioen- en lijfrente afspraken, notulen van bestuurs- en bestuursrechtelijke handelingen, vaststellingsovereenkomsten en andere verbintenissen.
Digitale administratie
De bewaarplicht geldt niet alleen in een handmatige vorm. U kunt er ook voor kiezen om documenten digitaal te bewaren. Door de documenten digitaal te bewaren voldoet u ook aan de bewaarplicht.
Natuurlijk houden wij u op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Zeker op dit gebied is veel meer te melden. Neem contact met ons op voor informatie op maat.
Over de auteur